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Rechnungen an den Bund

Ab 1. Jänner 2014 akzeptieren Bundesdienststellen Rech­nungen nur mehr in elektronischer Form. Seit 1. Jänner 2013 ist die Einbringung von E-Rech­nungen an den Bund bereits möglich und auch erwünscht.

Der Rechnungsbetrag wird frühestens fällig, wenn der Vertragspartner eine inhaltlich richtige und vollständige sowie den Anforderungen der Bestimmungen des § 5 Abs. 2 IKTKonG sowie des § 1 E-Rech­nung-UStV (in der jeweils geltenden Fassung) ent­sprechende E-Rech­nung ausgestellt und über­mittelt hat und vom Rechnungsempfänger sachlich und rechnerisch richtig anerkannt wurde.

Lie­fer­anten oder Dienstleister einer Bundesdienststelle (z.B. eines Gymnasiums, eines Bezirksgerichts, einer Polizeiinspektion etc.) sind ab 1. Jänner verpflichtet alle Rech­nungen in elektronischer strukturierter Form einzubringen. Eine Papierrechnung wird dann nicht mehr akzeptiert. Das gilt auch für Brötchenlieferanten für Veranstaltungen, um nur ein Beispiel zu nennen. Eine PDF-Rech­nung ist kein unterstütztes Format. Gültige Formate sind XML-Rech­nungen im Format ebInterface ab Version 3.0. und das PEPPOL-Format.

Mit dem Programm BEST*FAKT und dem Modul XML-Rech­nungen an den Bund können Sie Ihre Rech­nungen und Gutschriften an den Bund im geforderten Format erstellen. E-Rech­nungen im standardisierten ebInterface-Format können Sie an alle Kunden per E-Mail senden. Die elektronische Über­mitt­lung von Rech­nungen an den Bund und die daraus resultierende auto­matische Ver­arbeitung beschleunigen Verwaltungsabläufe und helfen Kosten zu sparen. Die zwingende Einbringung von elektronischen Rech­nungen an den Bund in definierten Formatstrukturen birgt hohes Einsparungspotenzial. Jedenfalls können Papier und Portogebühren Dank der elektronischen Rech­nung eingespart werden.

Das Bundesministerium für Finanzen schätzt das Einsparungs­potential in Österreich bei auss­chließlich elektronischer Rechnungs­legung im gesamten öffentlichen Sektor auf jährlich 400 Millionen Euro.

Verwendet Ihr Kunde ein Finanzbuchhaltungsprogramm, dass XML-Rech­nungen verarbeiten kann, ist die Zeitersparnis bei der Verbuchung von Ein­gangs­rech­nungen groß, da bei der Verbuchung die Beträge, das Datum, die Konten, Kosten­stellen und Steuer­sätze aus der E-Rech­nung gelesen werden und in die Buchungsmaske eingetragen werden. Die E-Rech­nung wird mit der Buchungszeile abgelegt und kann mit einem Klick auf diese jederzeit an­ge­zeigt werden. Das Programm BEST*FIBU unter­stützt dieses Format und verbucht E-Rech­nungen .

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