Hier finden Sie hilfreiche Tipps für die Auftragsbearbeitung
BEST*FAKT. Fragen der Benutzer zur Software werden beantwortet.
Klicken Sie einfach auf die Frage und die Antwort wird angezeigt. Wenn Sie auf das Feld Alle Antworten zeigen klicken, werden
alle Antworten angezeigt.
Falls Sie diese Meldung beim Updateprozess erhalten, rufen Sie die Internetoptionen auf. Hier wählen Sie die Registerkarte "Erweitert" und blättern bis zur Sicherheit. Dort suchen Sie die Option
"Beim Wechsel zwischen sicherem und nicht sicherem Modus warnen" und deaktivieren diese Option.
Bei der Version 4.1.0 vom PDF-Creator kann die COM-Schnittstelle nicht initialisiert werden.
Falls Sie diese Versionen installiert haben, installieren Sie bitte die Version 4.0.4 Diese finden Sie hier:
https://download.pdfforge.org/download/pdfcreator/list
Nachdem der letzte Beleg im Kalenderjahr erstellt wurde, ist der Monatsbeleg zu erstellen. Der Monatsbeleg am Ende des Kalenderjahres ist der gleichzeitig der Jahresbeleg. Dieser ist über die "BMF Belegcheck App" zu überprüfen. Bei der Überprüfung wird der Beleg an das Finanzamt gesendet.
Nach dem ersten Start des Programmes erhalten Sie eventuell die Meldung, dass das Programm nicht korrekt registriert ist. Beantworten Sie diese Frage mit Ja. Dann öffnet Sie ein Mail. Wenn Sie dieses absenden, erhalten Sie die neue Registrierungsdatei.
Wahrscheinlich fehlt ein .Net Framework. Rufen Sie in der Systemsteuerung Programme und Features auf. Dort Klicken Sie auf Windows
Features aktivieren oder deaktivieren. Hier wählen Sie folgendes aus und klicken auf Ok. Für diese Option ist eine Internetverbindung erforderlich.
Ab 1.1.2010 müssen Unternehmer - zusätzlich zu den innergemeinschaftlichen Warenlieferungen - auch Dienstleistungen
an EU-Unternehmer, die dem Reverse-Charge-Verfahren unterliegen, in die Zusammenfassende Meldung (ZM) aufnehmen. Die ZM ist
ab 1.1.2010 auch bei elektronischer Einreichung bis zum Ablauf des jeweiligen Folgemonats abzugeben. Die ZM für Jänner 2010 ist daher bis spätestens
28. 2. 2010 einzureichen. Bei vierteljährlicher Umsatzsteuervoranmeldung gilt dieser Zeitraum aber auch weiterhin für die ZM. Damit die ZM für sonstige Leistungen korrekt erstellt wird, ist beim Buchen der korrekte
Steuersatz (LA) anzugeben. Sehen Sie in der Hilfe unter Konten beschriften nach.
Die UID-Nummer wird zuerst auf formale Richtigkeit überprüft. Ist diese gegeben, kann
zusätzlich eine automatisierte Überprüfung über einem EU-Server veranlasst werden. Tipps zur UID.
Um Artikeltexte, Kopf-, Fußtext etc. auf korrekte Rechtschreibung zu überprüfen wird die
Rechtschreibhilfe vom Officepaket aufgerufen. Wenn Sie mit der rechten Maustaste und gedrückter <Strg> Taste auf einen Memotext Klicken
wird die Rechtsreibprüfung aufgerufen. Sie können diese Funktion auch über das Menü aufrufen.
Im Dokumentenfuß gibt es eine neue Variable @TB. Hier wird das Feld Kundendaten für Telebanking im Format
kkkkkrrrrrrr berechnet. Wobei k für die Kundennummer und r für die Rechnungsnummer steht. In der Variablen pos_tb steht der
selbe Wert, diese Variable kann im Reportgenerator verwendet werden.
Wenn Sie mit der rechten Maustaste in das Feld UID-Nummer im Fenster Adressen beschriften klicken, wird eine
Verbindung zum EU-Server hergestellt und die UID-Nummer überprüft.
In den Standardeinstellungen wird eingestellt in welchen Dokumenten (Angebote, Auftragsbestätigungen etc.) die
Artikelbilder gedruckt werden sollen. Diese Einstellung kann in jedem Dokument überschrieben werden. Ferner ist es möglich
in jeder Position das Artikelbild aus dem Artikelstamm durch ein anderes zu ersetzen.
Im Fenster Adressen beschriften gibt es des Feld ID beim Kunden. Hier können
Sie die vom Kunden gewünschte ID eintragen, die bei XML-Rechnungen mit geschickt wird.
Damit Ihr Kunde die XML-Rechnung schon im Mailprogramm lesen kann, haben Sie die Möglichkeit die XML-Rechnung
zusätzlich auch als HTM-Dokument zu versenden. Dieser zusätzliche Komfort wird Ihr Kunde zu schätzen wissen.
Im Fenster Adressen beschriften legen Sie im Feld Druck fest wie ein Kunde
die Dokumente erhalten will. Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung.
Druck auf Papier
elektronisch signierte PDF-Rechnung mit Versand per E-Mail
XML-Rechnung mit Versand über einen Dienstleister, der die XML-Datei signiert
elektronisch signierte XML-Rechnung mit Versand per E-Mail
Wählen Sie die Option XML werden Rechnungen als XML-Rechnungen, Gutschriften als XML-Gutschriften versendet. Alle anderen Dokumente
werden als PDF-Dokumente versendet. Beim Erstellen eines Dokumentes kann diese Voreinstellung für das aktuelle Dokument überschrieben
werden. Mit der Funktion Autodruck werden alle Dokumente entsprechen den Einstellungen im Dokumentenkopf ohne
weitere Eingaben am Drucker, als Fax oder als E-Mail, etc. ausgegeben.
Um im Artikelstamm die importierten Artikel nach dem Lieferanten unterscheiden zu können, müssen Sie im Feld
für den Lieferantencode einen zweistelligen Code für jeden Lieferanten eingeben.
Im Kontextmenü (wird mit der rechte Maustaste geöffnet) gibt es einen neuen Menüpunkt Stammblatt drucken. Hier
werden alle Daten zu einer Adresse auf ein Blatt gedruckt.
Mit der Lagerart Verpackung werden Verpackungsartikel gekennzeichnet. So kann das Verpackungsgewicht und das
Nettogewicht extra gesammelt werden. Verpackungsartikel werden beim Kopieren nicht berücksichtig.
Wenn in der Funktion Update... keine Verbindung mit dem Internet hergestellt werden kann, und Sie einen
Proxyserver verwenden, stellen Sie in den Internetoptionen des Internetexplorers unter Erweitert die Option HTTP 1.1
über Proxyverbindungen verwenden ein.
Ab Version 4.15 können Sie das Programm BEST*FAKT über den Menüpunkt Update... im Menü Hilfe automatisch übers
Internet updaten.
Das Programm sucht im Internet nach der neuesten Version des Programms und vergleicht dieses mit Ihrer. Falls das Update kostenpflichtig
ist, werden die Kosten angezeigt. Nach Bestätigen der Frage, ob das Update durchgeführt werden soll, wird das Update vom Internet
herunter geladen und automatisch installiert.
Bei kostenpflichtigen Updates füllen Sie bitte das Mailformular aus, damit wir Ihnen die neue Registrierungsdatei zusenden können.
Diese Datei kopieren Sie dann in den Ordner Bestline.
Alle Dokumente (Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, etc.) können automatisch per Fax oder E-Mail verschickt
werden.
Diese Funktion benötigt die Programme Acrobat und Outlook. Bei der Installation von Acrobat müssen Sie den PDF-Writer auch installieren.
Diese Funktion wird nicht automatisch installiert.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Popup Gebinde, öffnet sich das Editierfenster.
Legen Sie in diesem Fenster ein Gebinde mit der Bezeichnung Stück/100 an. Wurde einem Artikel dieses Gebinde zugeordnet,
wird nicht der Stückpreis sondern der Preis pro 100 Stück eingeben. Dies hat bei sehr kleinen Preisen den Vorteil, dass bei
Rabatten keine Rundungsfehler auftreten.
Beispiel: Sie haben einen Artikel mit einem Einzelpreis von 0,11 € und der Kunde bestellt 1000 Stück und erhält einen Rabatt von 10%.
0,11 € * 0,95 = 0,1045 € ergibt einen Einzelpreis von 0,10 € 0,10 € *1000 Stück = 100,00 €
Der Preis für 100 Stück beträgt 11 €. 11 * 0,95 = 10,45 € pro 100 Stück. 10,45 € / 100 *1000 = 104,50 €
Wenn mit einem Einzelpreis von 0,11 € gerechnet wird, entsteht ein Rundungsfehler von 0,0045 € pro Stück. Wird ein Preis pro
100 Stück eingegeben, entsteht kein Rundungsfehler.
Im Editierfenster für Gebinde können Sie auch ein Gebinde für 10 kg anlegen. Jetzt geben Sie beim Artikelpreis den Kilopreis
und nicht den Preis für 10 kg ein.
Über Kontextmenüs gelangen Sie schnell zu den wichtigsten Funktionen in einem Fenster. Diese Menüs werden mit
der rechten Maustaste aufgerufen.
In folgenden Feldern wird kein Kontextmenü sondern sofort eine Funktion aufgerufen.
In den Feldern mit einer Telefonnummer wird diese entsprechend den Einstellungen in den Wähleigenschaften gewählt.
In Memofeldern wird das Textfeld in einem eigenen Fenster geöffnet.
In einem Listfeld öffnet sich ein Fenster, in welchem die Einträge geändert und neue Zeilen hinzugefügt werden.
In einem Feld für E-Mailadressen wird das Programm Microsoft Outlook mit dieser E-Mailadresse geöffnet. In der Zwischenablage
steht der Inhalt aus dem Feld Anrede. Dieser kann mit <Strg><C> im Mail eingefügt werden.
In folgenden Fenstern werden Sie mit Kontextmenüs unterstützt.
Dokumente erstellen (Kopf)
Folgendes Kontextmenü wird beim Klick mit der rechten Maustaste über dem Feld mit der Kunden- oder Lieferantennummer angezeigt:
Ansonsten gibt Sie folgende Kontextmenüs: Dokumente erstellen (Positionen und Kalkulation) Adressen beschriften Artikel beschriften
Im Feld Lieferant wird folgendes Kontextmenü angezeigt:
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