Sammel-UID-Nummern Überprüfung

Mit diesem Modul können für alle Kunden und Lie­fer­anten auf einmal nach dem qualifizierten Stufe 2 Verfahren über Finanz­Online über­prüft. Die UID-Nummern können auch einzeln ober während der Adressen Eingabe über­prüft werden.

Dieses Modul gibt es für das Buchhaltungsprogramm BEST*FIBU und die Auftragsbearbeitung BEST*FAKT und als eigenständiges Programm.

Die Dauer der Über­prüfung hängt von der Anzahl der zu überprüfenden UID-Nummern und der Auslastung der Server ab. Die Abfrage erfolgt wahlweise über Finanz­Online oder über den EU-Server. Wobei die Über­prüfung über Finanz­Online zu bevorzugen ist. Hier erhalten Sie eine qualifizierte Stufe 2 Abfrage. Während der Über­prüfung sehen Sie die Fortschrittsanzeige.



Zuerst wird die UID-Nummer auf syntaktische Korrektheit über­prüft. Je nach Fehler und Land erhalten Sie eine Fehler­meldung. Einige Fehlermeldungen lauten:
  • Anzahl der Stellen ist nicht korrekt!
  • Es sind nur Ziffern erlaubt!
  • An der dritten Stelle sind nur die Ziffern 2, 3, 4, 7, 8, 9 erlaubt!
  • Es sind nur Ziffern erlaubt!

Ist die Syntax der UID-Nummer korrekt, wird die UID-Nummer an den Finanz­Online Server gesendet. Dieser leitet die Anfrage an das Mitgliedsland weiter. Das Ergebnis der Prüfung wird in einer Datenbank abgelegt und kann später bei Bedarf ausgedruckt werden. Folgende Daten werden gespeichert.

  • die UID-Nummer ist gültig oder nicht gültig
  • etwaige Fehlermeldungen von Finanz­Online
  • die eindeutige Nummer der Adresse
  • die UID-Nummer der Adresse
  • der Name zur abgefragten UID-Nummer
  • die Adresse zur abgefragten UID-Nummer
  • die Post­leit­zahl und der Ort zur abgefragten UID-Nummer
  • der von Finanz­Online zurückgegebene Name der UID-Nummer
  • die von Finanz­Online zurückgegebene Adresse der UID-Nummer
  • die von Finanz­Online zurückgegebene Post­leit­zahl und Ort der UID-Nummer
  • die Referenznummer zur Über­prüfung
  • das Datum der Über­prüfung
  • und die Zeit der Über­prüfung

Alle Über­prüfungen mit Verbindungsfehlern nochmals über­prüfen

Wird diese Option aus­gewählt, werden alle Über­prüfungen, bei denen ein Land nicht erreichbar ist, nochmals über­prüft. Diese Funktion kann beliebig oft aufgerufen werden, bis alle Nummern über­prüft wurden.

Letzte Prüfung

Zeigt die Logdatei der letzten Prüfung an. Im Adressfenster wird immer die aktuelle Adresse der Logdatei an­ge­zeigt.

Über­prüfungen mit Verbindungsfehlern

Zeigt Über­prüfungen mit Verbindungsfehlern (ein Land war nicht erreichbar) an. Mit der Option Alle Über­prüfungen mit Verbindungsfehlern nochmals über­prüfen werden diese UID-Nummern nochmals über­prüft.

Letzte Prüfung mit Fehlern

Zeigt nur jene Zeilen der Logdatei an, bei denen bei der letzten Prüfung ein Fehler generiert wurde. Wird in der Logdatei geblättert, wird im Adressfenster die Adresse zur aktuellen Zeile der Logdatei an­ge­zeigt.

Letzte Prüfung ohne Fehler

Zeigt nur jene Zeilen der Logdatei an, bei denen bei der letzten Prüfung kein Fehler generiert wurde. Sie sehen alle gültigen UID-Nummern. Im Adressfenster wird immer die aktuelle Adresse der Logdatei an­ge­zeigt.

Alle nach Datum sortiert

Es wird die Logdatei mit allen Prüfungen, sortiert nach dem Datum an­ge­zeigt. Wenn Sie in der Logdatei blättern, wird im Adressfenster die aktuelle Adresse der Logdatei an­ge­zeigt.

Alle nach Nummern sortiert

Es wird die Logdatei mit allen Prüfungen, sortiert nach der Adressnummer an­ge­zeigt. Wenn Sie in der Logdatei blättern, wird im Adressfenster die aktuelle Adresse der Logdatei an­ge­zeigt.

Die UID-Nummer zu einer einzelnen Adresse kann ebenfalls über­prüft werden. Hier erhalten Sie folgende Meldung nach der Über­prüfung.

Das Ergebnis der Einzelprüfung kann ebenfalls für die Ablage gedruckt werden.

Über die UID-Prüfungen können verschiedene Protokolle gedruckt werden. Sie enthalten folgende Angaben:

  • die UID-Nummer ist gültig oder nicht gültig
  • etwaige Fehlermeldungen von Finanz­Online
  • die eindeutige Nummer der Adresse
  • die UID-Nummer der Adresse
  • der Name zur abgefragten UID-Nummer
  • die Adresse zur abgefragten UID-Nummer
  • die Post­leit­zahl und der Ort zur abgefragten UID-Nummer
  • der von Finanz­Online zurückgegebene Name der UID-Nummer
  • die von Finanz­Online zurückgegebene Adresse der UID-Nummer
  • die von Finanz­Online zurückgegebene Post­leit­zahl und Ort der UID-Nummer
  • die Referenznummer zur Über­prüfung
  • das Datum der Über­prüfung
  • und die Zeit der Über­prüfung

 
Häufig gestellte Fragen zur UID-Nummer

Wo erhalte ich meine UID?

Die Vergabe Ihrer UID erfolgt ausschließlich über Ihr zuständiges Umsatzsteuer-Finanzamt.

Muss die Adresse der Warenempfängerin/des Warenempfängers mit den zur ausländischen UID gespeicherten Daten ident sein?

Nein! Eine Lieferung oder sonstige Leistung kann an eine Filiale oder andere Betriebsstätte erfolgen. Für das Bestätigungsverfahren ist aber die zur UID gespeicherte Adresse des Unternehmens wesentlich.

Wofür Sie eine UID benötigen

Die „Umsatzsteuer – Identifikationsnummer“ (UID) hat bei Geschäftsbeziehungen innerhalb der EU (Binnenmarkt) Bedeutung. Sie ist dann notwendig, wenn Sie als Unternehmer Waren in ein anderes Land der EU liefern oder Waren aus einem anderen Mitgliedstaat erwerben bzw. grenzüberschreitende Dienst­leistungen erbringen oder in Anspruch nehmen.

Mit der Angabe Ihrer UID geben Sie gegenüber dem ausländischen (EU-) Unternehmer zu erkennen, dass Sie als Abnehmerin/Abnehmer (Erwerberin/Erwerber) steuerfrei einkaufen können bzw. eine grenzüberschreitende sonstige Leistung (Dienstleistung) für Ihr Unternehmen beziehen, für die Steuerschuld auf Sie als Leistungsempfänger übergeht (§ 19 Abs. 1 zweiter Satz UStG 1994). Sowohl der innergemeinschaftliche Erwerb als auch die grenzüberschreitende Dienstleistung unterliegt dann der Besteuerung in Österreich.

Die UID gilt nur für den unternehmerischen Bereich.

Erwerben Sie als Privater Waren in einem anderen Mitgliedstaat – etwa im Rahmen einer Auslandsreise - so benötigen Sie keine UID. Sie dürfen diese auch nicht vorweisen, wenn Sie – als Unternehmerin/Unternehmer – zwar über eine UID verfügen, die Waren aber für private Zwecke angeschafft werden. Die Waren bleiben mit der ausländischen Umsatzsteuer belastet ("Ursprungslandprinzip"). Dasselbe gilt für die private Inanspruchnahme von Dienst­leistungen.

Nur mit einer Gültigkeitsbestätigung nach Stufe 2 kann die Unternehmereigenschaft Ihres Geschäftspartners nachgewiesen werden, was wiederum u.a. eine der Voraussetzungen für eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung ist.

Tätigen Sie Lieferungen in andere Mitgliedstaaten, so hat Ihnen der Abnehmer seine UID verbunden mit seinen Firmen­daten (Name und Adresse) mitzuteilen. Damit wird dokumentiert, dass dieser die Waren für sein Unternehmen anschafft und Sie können die Warenlieferung – unter Erfüllung der weiteren Voraussetzungen für eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung – in Österreich steuerfrei belassen.

Erbringen Sie sonstige Leistungen an einen ausländischen Unternehmer, so hat Ihnen dieser als Ihr Leistungsempfänger seine UID bekannt zu geben, damit sichergestellt wird, dass er die von Ihnen erbrachte Leistung für sein Unternehmen in Anspruch nimmt. Ihre Dienstleistung unterliegt dann grundsätzlich dort der Umsatzbesteuerung, wo der Empfänger sein Unternehmen betreibt (§ 3a Abs. 6 UStG 1994).

Weist der ausländische Unternehmer (Abnehmer/Leistungsempfänger) Ihnen keine UID vor, so ist der Verkauf/Dienstleistung grundsätzlich mit österreichischer Umsatzsteuer belastet.

Durch den Umsatzsteuerrichtlinien-Wartungserlass 2013 ist es zu einer wesentlichen Änderung bei Inlandslieferungen gekommen. Auch wenn Sie Waren von einem österreichischen Unternehmen kaufen, müssen Sie über­prüfen, ob die UID-Nummer noch gültig ist. Bisher war das nur bei einer steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung oder bei einem Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger (Reverse Charge) nötig.

Achtung: bei Rech­nungen über 10.000 Euro ist auch die UID eines inländischen Leistungsempfängers anzuführen, wenn dieser Ihre Leistung für sein Unternehmen in Anspruch nimmt (§ 11 Abs. 1 Z 2 UStG 1994).

Hat ein Unternehmer eine Lieferung steuerfrei behandelt und stellt sich in der Folge heraus, dass die Voraussetzungen gemäß Art. 7 Abs. 1 UStG 1994 nicht vorliegen, ist die Steuerbefreiung grundsätzlich verwirkt. Es sei denn, dass "die Inanspruchnahme auf unrichtigen Angaben des Abnehmers beruht und der Unternehmer die Unrichtigkeit dieser Angaben trotz Anwendung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmannes nicht erkennen konnte. In diesem Fall schuldet der Abnehmer die entgangene Steuer." Die Inanspruchnahme des UID-Bestätigungsverfahrens kann ein Hinweis auf die Anwendung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns sein.