Sammel-UID-Nummern Überprüfung

Mit diesem Modul können für alle Kunden und Lieferanten auf einmal nach dem qualifizierten Stufe 2 Verfahren über FinanzOnline überprüft. Die UID-Nummern können auch einzeln ober während der Adressen Eingabe überprüft werden.

Dieses Modul gibt es für das Buchhaltungsprogramm BEST*FIBU und die Auftragsbearbeitung BEST*FAKT und als eigenständiges Programm.

Die Dauer der Überprüfung hängt von der Anzahl der zu überprüfenden UID-Nummern und der Auslastung der Server ab. Die Abfrage erfolgt wahlweise über FinanzOnline oder über den EU-Server. Wobei die Überprüfung über FinanzOnline zu bevorzugen ist. Hier erhalten Sie eine qualifizierte Stufe 2 Abfrage. Während der Überprüfung sehen Sie die Fortschrittsanzeige.



Zuerst wird die UID-Nummer auf syntaktische Korrektheit überprüft. Je nach Fehler und Land erhalten Sie eine Fehlermeldung. Einige Fehlermeldungen lauten:
  • Anzahl der Stellen ist nicht korrekt!
  • Es sind nur Ziffern erlaubt!
  • An der dritten Stelle sind nur die Ziffern 2, 3, 4, 7, 8, 9 erlaubt!
  • Es sind nur Ziffern erlaubt!

Ist die Syntax der UID-Nummer korrekt, wird die UID-Nummer an den FinanzOnline Server gesendet. Dieser leitet die Anfrage an das Mitgliedsland weiter. Das Ergebnis der Prüfung wird in einer Datenbank abgelegt und kann später bei Bedarf ausgedruckt werden. Folgende Daten werden gespeichert.

  • die UID-Nummer ist gültig oder nicht gültig
  • etwaige Fehlermeldungen von FinanzOnline
  • die eindeutige Nummer der Adresse
  • die UID-Nummer der Adresse
  • der Name zur abgefragten UID-Nummer
  • die Adresse zur abgefragten UID-Nummer
  • die Postleitzahl und der Ort zur abgefragten UID-Nummer
  • der von FinanzOnline zurückgegebene Name der UID-Nummer
  • die von FinanzOnline zurückgegebene Adresse der UID-Nummer
  • die von FinanzOnline zurückgegebene Postleitzahl und Ort der UID-Nummer
  • die Referenznummer zur Überprüfung
  • das Datum der Überprüfung
  • und die Zeit der Überprüfung

Alle Überprüfungen mit Verbindungsfehlern nochmals überprüfen

Wird diese Option ausgewählt, werden alle Überprüfungen, bei denen ein Land nicht erreichbar ist, nochmals überprüft. Diese Funktion kann beliebig oft aufgerufen werden, bis alle Nummern überprüft wurden.

Letzte Prüfung

Zeigt die Logdatei der letzten Prüfung an. Im Adressfenster wird immer die aktuelle Adresse der Logdatei angezeigt.

Überprüfungen mit Verbindungsfehlern

Zeigt Überprüfungen mit Verbindungsfehlern (ein Land war nicht erreichbar) an. Mit der Option Alle Überprüfungen mit Verbindungsfehlern nochmals überprüfen werden diese UID-Nummern nochmals überprüft.

Letzte Prüfung mit Fehlern

Zeigt nur jene Zeilen der Logdatei an, bei denen bei der letzten Prüfung ein Fehler generiert wurde. Wird in der Logdatei geblättert, wird im Adressfenster die Adresse zur aktuellen Zeile der Logdatei angezeigt.

Letzte Prüfung ohne Fehler

Zeigt nur jene Zeilen der Logdatei an, bei denen bei der letzten Prüfung kein Fehler generiert wurde. Sie sehen alle gültigen UID-Nummern. Im Adressfenster wird immer die aktuelle Adresse der Logdatei angezeigt.

Alle nach Datum sortiert

Es wird die Logdatei mit allen Prüfungen, sortiert nach dem Datum angezeigt. Wenn Sie in der Logdatei blättern, wird im Adressfenster die aktuelle Adresse der Logdatei angezeigt.

Alle nach Nummern sortiert

Es wird die Logdatei mit allen Prüfungen, sortiert nach der Adressnummer angezeigt. Wenn Sie in der Logdatei blättern, wird im Adressfenster die aktuelle Adresse der Logdatei angezeigt.

Die UID-Nummer zu einer einzelnen Adresse kann ebenfalls überprüft werden. Hier erhalten Sie folgende Meldung nach der Überprüfung.

Das Ergebnis der Einzelprüfung kann ebenfalls für die Ablage gedruckt werden.

Über die UID-Prüfungen können verschiedene Protokolle gedruckt werden. Sie enthalten folgende Angaben:

  • die UID-Nummer ist gültig oder nicht gültig
  • etwaige Fehlermeldungen von FinanzOnline
  • die eindeutige Nummer der Adresse
  • die UID-Nummer der Adresse
  • der Name zur abgefragten UID-Nummer
  • die Adresse zur abgefragten UID-Nummer
  • die Postleitzahl und der Ort zur abgefragten UID-Nummer
  • der von FinanzOnline zurückgegebene Name der UID-Nummer
  • die von FinanzOnline zurückgegebene Adresse der UID-Nummer
  • die von FinanzOnline zurückgegebene Postleitzahl und Ort der UID-Nummer
  • die Referenznummer zur Überprüfung
  • das Datum der Überprüfung
  • und die Zeit der Überprüfung

 
Häufig gestellte Fragen zur UID-Nummer

Wo erhalte ich meine UID?

Die Vergabe Ihrer UID erfolgt ausschließlich über Ihr zuständiges Umsatzsteuer-Finanzamt.

Muss die Adresse der Warenempfängerin/des Warenempfängers mit den zur ausländischen UID gespeicherten Daten ident sein?

Nein! Eine Lieferung oder sonstige Leistung kann an eine Filiale oder andere Betriebsstätte erfolgen. Für das Bestätigungsverfahren ist aber die zur UID gespeicherte Adresse des Unternehmens wesentlich.

Wofür Sie eine UID benötigen

Die „Umsatzsteuer – Identifikationsnummer“ (UID) hat bei Geschäftsbeziehungen innerhalb der EU (Binnenmarkt) Bedeutung. Sie ist dann notwendig, wenn Sie als Unternehmer Waren in ein anderes Land der EU liefern oder Waren aus einem anderen Mitgliedstaat erwerben bzw. grenzüberschreitende Dienstleistungen erbringen oder in Anspruch nehmen.

Mit der Angabe Ihrer UID geben Sie gegenüber dem ausländischen (EU-) Unternehmer zu erkennen, dass Sie als Abnehmerin/Abnehmer (Erwerberin/Erwerber) steuerfrei einkaufen können bzw. eine grenzüberschreitende sonstige Leistung (Dienstleistung) für Ihr Unternehmen beziehen, für die Steuerschuld auf Sie als Leistungsempfänger übergeht (§ 19 Abs. 1 zweiter Satz UStG 1994). Sowohl der innergemeinschaftliche Erwerb als auch die grenzüberschreitende Dienstleistung unterliegt dann der Besteuerung in Österreich.

Die UID gilt nur für den unternehmerischen Bereich.

Erwerben Sie als Privater Waren in einem anderen Mitgliedstaat – etwa im Rahmen einer Auslandsreise - so benötigen Sie keine UID. Sie dürfen diese auch nicht vorweisen, wenn Sie – als Unternehmerin/Unternehmer – zwar über eine UID verfügen, die Waren aber für private Zwecke angeschafft werden. Die Waren bleiben mit der ausländischen Umsatzsteuer belastet ("Ursprungslandprinzip"). Dasselbe gilt für die private Inanspruchnahme von Dienstleistungen.

Nur mit einer Gültigkeitsbestätigung nach Stufe 2 kann die Unternehmereigenschaft Ihres Geschäftspartners nachgewiesen werden, was wiederum u.a. eine der Voraussetzungen für eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung ist.

Tätigen Sie Lieferungen in andere Mitgliedstaaten, so hat Ihnen der Abnehmer seine UID verbunden mit seinen Firmendaten (Name und Adresse) mitzuteilen. Damit wird dokumentiert, dass dieser die Waren für sein Unternehmen anschafft und Sie können die Warenlieferung – unter Erfüllung der weiteren Voraussetzungen für eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung – in Österreich steuerfrei belassen.

Erbringen Sie sonstige Leistungen an einen ausländischen Unternehmer, so hat Ihnen dieser als Ihr Leistungsempfänger seine UID bekannt zu geben, damit sichergestellt wird, dass er die von Ihnen erbrachte Leistung für sein Unternehmen in Anspruch nimmt. Ihre Dienstleistung unterliegt dann grundsätzlich dort der Umsatzbesteuerung, wo der Empfänger sein Unternehmen betreibt (§ 3a Abs. 6 UStG 1994).

Weist der ausländische Unternehmer (Abnehmer/Leistungsempfänger) Ihnen keine UID vor, so ist der Verkauf/Dienstleistung grundsätzlich mit österreichischer Umsatzsteuer belastet.

Durch den Umsatzsteuerrichtlinien-Wartungserlass 2013 ist es zu einer wesentlichen Änderung bei Inlandslieferungen gekommen. Auch wenn Sie Waren von einem österreichischen Unternehmen kaufen, müssen Sie überprüfen, ob die UID-Nummer noch gültig ist. Bisher war das nur bei einer steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung oder bei einem Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger (Reverse Charge) nötig.

Achtung: bei Rechnungen über 10.000 Euro ist auch die UID eines inländischen Leistungsempfängers anzuführen, wenn dieser Ihre Leistung für sein Unternehmen in Anspruch nimmt (§ 11 Abs. 1 Z 2 UStG 1994).

Hat ein Unternehmer eine Lieferung steuerfrei behandelt und stellt sich in der Folge heraus, dass die Voraussetzungen gemäß Art. 7 Abs. 1 UStG 1994 nicht vorliegen, ist die Steuerbefreiung grundsätzlich verwirkt. Es sei denn, dass "die Inanspruchnahme auf unrichtigen Angaben des Abnehmers beruht und der Unternehmer die Unrichtigkeit dieser Angaben trotz Anwendung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmannes nicht erkennen konnte. In diesem Fall schuldet der Abnehmer die entgangene Steuer." Die Inanspruchnahme des UID-Bestätigungsverfahrens kann ein Hinweis auf die Anwendung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns sein.