Rechnungen an den Bund

Ab 1. Jänner 2014 akzeptieren Bundesdienststellen Rech­nungen nur mehr in elektronischer Form. Seit 1. Jänner 2013 ist die Einbringung von E-Rech­nungen an den Bund bereits möglich und auch erwünscht.

Der Rechnungsbetrag wird frühestens fällig, wenn der Vertragspartner eine inhaltlich richtige und vollständige sowie den Anforderungen der Bestimmungen des § 5 Abs. 2 IKTKonG sowie des § 1 E-Rech­nung-UStV (in der jeweils geltenden Fassung) ent­sprechende E-Rech­nung ausgestellt und über­mittelt hat und vom Rechnungsempfänger sachlich und rechnerisch richtig anerkannt wurde.

Lie­fer­anten oder Dienstleister einer Bundesdienststelle (z.B. eines Gymnasiums, eines Bezirksgerichts, einer Polizeiinspektion etc.) sind ab 1. Jänner verpflichtet alle Rech­nungen in elektronischer strukturierter Form einzubringen. Eine Papierrechnung wird dann nicht mehr akzeptiert. Das gilt auch für Brötchenlieferanten für Veranstaltungen, um nur ein Beispiel zu nennen. Eine PDF-Rech­nung ist kein unterstütztes Format. Gültige Formate sind XML-Rech­nungen im Format ebInterface ab Version 3.0. und das PEPPOL-Format.

Mit dem Programm BEST*FAKT und dem Modul XML-Rech­nungen an den Bund können Sie Ihre Rech­nungen und Gutschriften an den Bund im geforderten Format erstellen. E-Rech­nungen im standardisierten ebInterface-Format können Sie an alle Kunden per Email senden. Die elektronische Über­mitt­lung von Rech­nungen an den Bund und die daraus resultierende auto­matische Ver­arbeitung beschleunigen Verwaltungsabläufe und helfen Kosten zu sparen. Die zwingende Einbringung von elektronischen Rech­nungen an den Bund in definierten Formatstrukturen birgt hohes Einsparungspotenzial. Jedenfalls können Papier und Portogebühren Dank der elektronischen Rech­nung eingespart werden.

Das Bundesministerium für Finanzen schätzt das Einsparungspotential in Österreich bei ausschließlich elektronischer Rechnungslegung im gesamten öffentlichen Sektor auf jährlich 400 Millionen Euro.

Verwendet Ihr Kunde ein Finanzbuchhaltungsprogramm, dass XML-Rech­nungen verarbeiten kann, ist die Zeitersparnis bei der Verbuchung von Ein­gangs­rech­nungen groß, da bei der Verbuchung die Beträge, das Datum, die Konten, Kosten­stellen und Steuer­sätze aus der E-Rech­nung gelesen werden und in die Buchungsmaske eingetragen werden. Die E-Rech­nung wird mit der Buchungszeile abgelegt und kann mit einem Klick auf diese jederzeit an­ge­zeigt werden. Das Programm BEST*FIBU unter­stützt dieses Format und verbucht E-Rech­nungen .