Rechnungen an den Bund

Ab 1. Jänner 2014 akzeptieren Bundesdienststellen Rechnungen nur mehr in elektronischer Form. Seit 1. Jänner 2013 ist die Einbringung von E-Rechnungen an den Bund bereits möglich und auch erwünscht.

Der Rechnungsbetrag wird frühestens fällig, wenn der Vertragspartner eine inhaltlich richtige und vollständige sowie den Anforderungen der Bestimmungen des § 5 Abs. 2 IKTKonG sowie des § 1 E-Rechnung-UStV (in der jeweils geltenden Fassung) entsprechende E-Rechnung ausgestellt und übermittelt hat und vom Rechnungsempfänger sachlich und rechnerisch richtig anerkannt wurde.

Lieferanten oder Dienstleister einer Bundesdienststelle (z.B. eines Gymnasiums, eines Bezirksgerichts, einer Polizeiinspektion etc.) sind ab 1. Jänner verpflichtet alle Rechnungen in elektronischer strukturierter Form einzubringen. Eine Papierrechnung wird dann nicht mehr akzeptiert. Das gilt auch für Brötchenlieferanten für Veranstaltungen, um nur ein Beispiel zu nennen. Eine PDF-Rechnung ist kein unterstütztes Format. Gültige Formate sind XML-Rechnungen im Format ebInterface ab Version 3.0. und das PEPPOL-Format.

Mit dem Programm BEST*FAKT und dem Modul XML-Rechnungen an den Bund können Sie Ihre Rechnungen und Gutschriften an den Bund im geforderten Format erstellen. E-Rechnungen im standardisierten ebInterface-Format können Sie an alle Kunden per Email senden. Die elektronische Übermittlung von Rechnungen an den Bund und die daraus resultierende automatische Verarbeitung beschleunigen Verwaltungsabläufe und helfen Kosten zu sparen. Die zwingende Einbringung von elektronischen Rechnungen an den Bund in definierten Formatstrukturen birgt hohes Einsparungspotenzial. Jedenfalls können Papier und Portogebühren Dank der elektronischen Rechnung eingespart werden.

Das Bundesministerium für Finanzen schätzt das Einsparungspotential in Österreich bei ausschließlich elektronischer Rechnungslegung im gesamten öffentlichen Sektor auf jährlich 400 Millionen Euro.

Verwendet Ihr Kunde ein Finanzbuchhaltungsprogramm, dass XML-Rechnungen verarbeiten kann, ist die Zeitersparnis bei der Verbuchung von Eingangsrechnungen groß, da bei der Verbuchung die Beträge, das Datum, die Konten, Kostenstellen und Steuersätze aus der E-Rechnung gelesen werden und in die Buchungsmaske eingetragen werden. Die E-Rechnung wird mit der Buchungszeile abgelegt und kann mit einem Klick auf diese jederzeit angezeigt werden. Das Programm BEST*FIBU unterstützt dieses Format und verbucht E-Rechnungen.